kahiryanur Buchhaltung
Prozesserklärvideo
Teil A: Kreditoren
Als Buchhaltungstool wird Lexware genutzt Rechnungen werden empfangen in buchhaltung@kahiryanur.de
1
Rechnungseingang
  • Rechnungen werden vorwiegend via Email (siehe oben) empfangen, in Ausnahmen Postalisch
  • Digitale per Drag & Drop in Belegerfassung Lexware ziehen
  • Papierbelege werden mit Lexware Scan einzeln eingescannt.




2
Kontrolle Zahlungsstatus
  • Öffne Lexoffice.
  • Navigiere zu Finanzen -> Bank -> Alle Umsätze.
  • Überprüfe Abbuchungen, Überweisungen und Kreditkartenzahlungen.




3
Rechnungen zuordnen
  • Ordne die Rechnungen den entsprechenden Konten zu.
  • Speichere die zu überweisenden Rechnungen mit ÜBERWEISUNG VORBEREITEN ab




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Zahlungen ausführen
  • Führe Sammelüberweisungen nach Freigabe durch GF über Lexware aus.
  • Gehe hierfür zu FINANZEN, wähle BANK und klicke auf Überweisung
  • Wähle die Rechnung(en) entsprechend der Fälligkeit aus und klicke auf -> Überweisung übermitteln
  • Wähle das Konto aus von dem die Überweisung getätigt werden soll und klicke auf weiter
  • Bestätige die Überweisung mit deinem Sicherheitsmedium (SecureGo oder SercureGo plus (Direktfreigabe)
  • Gebe in den Auftrag in deiner App (sicherheitsmedium) frei
  • Klicke auf Bestätigung erfolgt
  • Bei der nächsten Aktuallisierung im Dashboard (Konten aktualisieren im Symbol zweier Kreisförmiger Pfeile)
  • Bei den Kontenumsätzen und Zuordnungsvorschlägen wird nun angezeigt X VORSCHLAG ÜBERPRÜFEN -> Klicke auf Vorschlag überprüfen
  • Es wird nun noch einmal die Zahlung mit Zahlungsempfänger, Summe, Rechnungsnummer, Datum und deinem Konto angezeigt. Dazu der Vorschlag als Übereinstimmung.
  • Klicke final auf -> Alle Vorschläge annehmen oder lösen falsche Zuordnungen auf (klicken auf LINK Element / Kettenelement)
  • Die Zahlung und die Rechnung sind nun buchhalterisch korrekt erfasst.




Teil B: Debitoren B2C (Mitglieder)
(Wenn nicht automatisiert via CopeCart)
1
Kontrolle der Kunden nach Zahlart
Telefonisch Mitglieder nach IBAN-Daten fragen.




2
Zum 1 des Monats Lastschriftlauf kontrollieren/erstellen und an Finion senden (Ablaufbeschreibung siehe Magicline Tutorial)





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Kontrolle der Rücklastschriften (Finion Abrechnung) und Sperrung Check in und Kursbuchung Option für betroffene Kunden





Teil C: Debitoren B2B (Franchise)

1
1. Info über Sales Abschluss durch Vertrieb





2
Datenerfassung in Magicline (Studio kahiryanur Franchise)





3
Rechnungserstellung in Magicline





4
Monatlicher Versand der Abrechnung an Franchisepartner





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Kontrolle Zahlungseingang bzw interne Verrechnung über Mitgliederbeiträge





6
Offene Forderungen werden nach 30 Tagen per Mail an Zahlung erinnert (Einbindung GF zwingend)





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Weitere Mahnstufen 2 & 3 nach jeweils 15 Tagen





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Übergabe Inkasso nach 60 Tagen





Teil D: Debitoren (B2B Lizenz)
(Wenn nicht automatisiert via CopeCart)
1
Info über Sales Abschluss durch Vertrieb





2
Datenerfassung in Magicline (Studio kahiryanur Lizenzen)





3
Rechnungserstellung in Magicline





4
Monatlicher Upload der Abrechnung an Teamfaktor





5
Kontrolle offene Forderungen und Sperrung Memberspot Zugang für betroffene Lizenznehmer





Teil 2: Zusätzliche Aufgaben
1
Digitales Dokumentenmanagement
  • Scanne alle sonstigen Papierbelege und speichere sie digital in Lexware.
  • Nutze Lexware, um die gescannten Belege direkt zu den entsprechenden Transaktionen zuzuordnen.




2
Monatliche Berichterstattung
  • Generiere zum 10. des Folgemonats den monatlichen Bericht Gewinn- und Verlustrechnung und sende diese an controlling@kahiryanur.de.




Zusammenfassung
Die Nutzung von Lexware im kahiryanur Yoga Franchise ermöglicht eine effiziente und automatisierte Buchhaltung. Durch die Integration digitaler Prozesse und Tools sowie eines Steuerberaters wird die Verwaltung von Kreditoren und Debitoren optimiert, was zu einer besseren Kontrolle und Transparenz der finanziellen Lage führt. Die regelmäßige Überprüfung und Berichterstattung stellt sicher, dass das Unternehmen finanziell stabil bleibt und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
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Schmiedegasse 5 in 50735 Köln